De procedure

Bij het behandelen van de aanvraag wordt de hierna te beschrijven procedure gevolgd.

A. Indienen aanvraag financiële bijdrage

Door het indienen van een volledig ingevuld en ondertekend Inschrijfformulier Luikenproject, voorzien van alle vereiste bijlagen, geeft de aanvrager te kennen deel te willen nemen aan het Luikenproject en in aanmerking te willen komen voor een financiële bijdrage voor het aanbrengen, vervangen of herstellen van de luiken aan de boerderij waarop de aanvraag betrekking heeft.

Met de ondertekening van het inschrijfformulier verbindt de aanvrager zich aan de voorwaarden gesteld in dit Reglement Luikenproject.

Het inschrijfformulier bevat in elk geval de volgende bijlagen:

• Een raming van de totale kosten waarin opgenomen:
  • Het aantal luiken, de maten daarvan, het type en de constructie.
  • Een beschrijving van de te gebruiken materialen en de daaraan verbonden kosten. Het gaat om hout, beslag (geheng) en verf.
  • Een beschrijving van de uit te voeren werkzaamheden en de daaraan verbonden kosten. Bij werkzaamheden gaat het om het inmeet- en tekenwerk, en de vervaardiging van de luiken door timmerman, smid en schilder, dan wel door de aanvrager zelf.
  • Alle onder b. en c. genoemde kosten zijn inclusief BTW en onderbouwd met offertes opgesteld door met name genoemde producenten en/of leveranciers. *  zie opmerking hieronder. Eventuele eigen arbeid kan in de raming worden opgevoerd tegen een uurtarief van €35,- (ook incl. BTW) met een maximum van 8 uren.
• Een kadastrale situatietekening, gratis op te vragen bij de website perceelloep.nl .  Beeldmateriaal van de oude situatie van de boerderij met luiken (tekeningen, oude foto’s).
• Beeldmateriaal van de gewenste situatie (tekeningen, visualisaties).

Verder kan worden toegevoegd alles wat de aanvraag kan ondersteunen.

Het Luikenproject kent één ronde. De sluitingsdatum is 1 juli 2022. Indien de doelen van het project niet worden behaald kán er nog een extra ronde worden gehouden.

Het inschrijfformulier plus bijlagen moeten door de BSA ontvangen zijn uiterlijk op de aangegeven sluitingsdatum. Indiening gaat digitaal via het op de website opgenomen digitaal inschrijfformulier. De bijlagen hebben de vorm van een pdf of Word-document en kunnen per e-mail worden toegestuurd aan luiken@bsachterhoek.nl.

B. De beoordelingsprocedure

De beoordeling van de tijdig ingediende aanvragen geschiedt in twee stappen. In de eerste stap beoordeelt de projectleider van het Luikenproject of de aanvraag voldoet aan de hiervoor beschreven voorwaarden voor deelname. Voldoet de aanvraag aan die voorwaarden dan stuurt de projectleider de aanvraag door naar de selectiecommissie.

In de tweede stap beoordeelt de selectiecommissie de aanvraag aan de hand van de op de pagina Financiële bijdrage genoemde selectiecriteria. De door de selectiecommissie genomen beslissing wordt bekrachtigd door het bestuur van de BSA.

De beoordeling in de eerste stap vindt plaats binnen vier weken na de sluitingsdatum. Zo nodig wordt de aanvrager eenmalig in de gelegenheid gesteld ontbrekende informatie aan te leveren of onduidelijke informatie te verduidelijken, alles uiterlijk op een met de projectleider af te spreken datum. De aanvrager krijgt zo spoedig mogelijk bericht over de genomen beslissing.

De beoordeling in de tweede stap vindt plaats binnen acht weken na de sluitingsdatum. De aanvrager krijgt ook hierover zo spoedig mogelijk bericht. Dat geschiedt door middel van een door het bestuur van de BSA ondertekende toekennings- of afwijzingsbrief.

In geval de financiële bijdrage wordt toegekend, neemt de projectleider zo spoedig mogelijk na toekenning contact op met de aanvrager om het vervolg van de procedure te bespreken.

De selectiecommissie bestaat uit drie leden en is samengesteld uit één lid van het bestuur van de BSA en twee onafhankelijke deskundigen. De projectleider van het Luikenproject is aangesteld door de BSA.

C. De afspraken met de aanvrager

De afspraken met de aanvrager aan wie een financiële bijdrage is toegekend worden vastgelegd in de toekenningsbrief. In die toekenningsbrief worden onder meer beschreven: het toegekende bedrag en de berekening daarvan; tevens de motivering van de toekenning.

De toekenningsbrief geeft ook aan hoe de betalingen zullen plaatsvinden. De LEADER-voorwaarden bepalen dat álle kosten van de vervaardiging of het herstel in eerste instantie betaald moeten worden door de BSA. Dat betekent:

• Dat de BSA de aanvrager formeel machtigt om namens haar de opdracht aan de leverancier(s) en/of producent(en) te geven. Een zonder die machtiging gegeven opdracht is voor de BSA niet bindend. Daarmee vervalt de toekenning en dus ook het recht op een financiële bijdrage.
• Dat de aanvrager zich verplicht een aanbetaling te doen aan de BSA ter grootte van de eigen bijdrage in de kosten van de vervaardiging of het herstel van de luiken. Die aanbetaling moet worden voldaan op of omstreeks het moment dat de opdracht aan de leverancier(s) en/of producent(en) wordt gegeven.
• Dat alle facturen op naam dienen te staan van en gericht zijn aan de BSA. De BSA betaalt ontvangen facturen rechtstreeks aan de leverancier(s) en/of producent(en).
• Dat de BSA op haar beurt aan de aanvrager één of meerdere facturen stuurt van álle aan de BSA gefactureerde kosten van de vervaardiging of het herstel (alles inclusief BTW). De hiervoor genoemde aanbetaling wordt verrekend met deze kosten.
• Dat de aanvrager de toegekende financiële bijdrage ontvangt binnen twaalf maanden na datum van oplevering althans zo gauw de LEADER-gelden beschikbaar zijn.

Door het ondertekenen van de toekenningsbrief aanvaardt de aanvrager de verplichting jegens de BSA om de luiken zorgvuldig te beheren en in stand te houden gedurende een periode van vijf jaar gerekend vanaf de datum van oplevering zoals hierna onder D. beschreven. In samenhang hiermee wordt in de brief duidelijk gemaakt dat de BSA ervan uit gaat dat de luiken onverbrekelijk onderdeel uitmaken van de boerderij en dus niet vervreemdbaar zijn.

De toekenningsbrief bevat de hiervoor genoemde machtiging die het de aanvrager mogelijk maakt namens de BSA de opdracht te geven aan de producent(en) om de luiken waarvoor de financiële bijdrage is bedoeld, te produceren of te herstellen. Als de aanvrager zelf de vervaardiging of het herstel uitvoert, kan de aanvrager met deze machtiging de benodigde materialen aanschaffen.

De vervaardiging of het herstel dient uitgevoerd te worden binnen 12 maanden gerekend vanaf de datering van de toekenningsbrief.

Eventuele wijzigingen in de uitvoering of het niet doorgeven daarvan, kunnen van invloed zijn op de hoogte van de toekenning of leiden tot het intrekken van de toekenning.

De toegekende financiële bijdrage is voorwaardelijk. De financiële bijdrage wordt pas definitief als aan alle in dit reglement en in de toekenningsbrief genoemde voorwaarden is voldaan.

D. Oplevering, uitbetaling en eindcontrole

Op initiatief van de projectleider van het Luikenproject wordt met de aanvrager een afspraak gemaakt voor oplevering van het werk. De oplevering omvat de inspectie en de keuring van de luiken alsmede het op foto vastleggen van het eindresultaat door een door de BSA aan te stellen deskundige. De oplevering vindt plaats minimaal vier weken vóór de datum dat de reservering van de toegekende financiële bijdrage afloopt.

Oplevering kan plaatsvinden als het smeedwerk, het timmerwerk, het schilderwerk en het afhangen zijn voltooid. Eventueel nakomend schilderwerk kan later worden uitgevoerd, ná oplevering en in overleg met de genoemde deskundige.

Direct bij oplevering en als de deskundige de uitvoering heeft goedgekeurd, ontvangt de aanvrager van de BSA de factuur met de tot dan gemaakte kosten, verminderd met de eerder gedane aanbetaling (alles inclusief BTW). Die factuur moet worden betaald binnen 14 dagen na factuurdatum. Eventuele nakomende kosten worden op een later moment apart gefactureerd.

Uitbetaling van de toegekende financiële bijdrage vindt plaats binnen twaalf maanden na datum van oplevering, althans zo gauw de LEADER-gelden beschikbaar zijn. De aanvrager ontvangt een schriftelijke bevestiging van het recht op uitbetaling van de toegekende financiële bijdrage direct na ontvangst van de betaling van de in vorig punt genoemde factuur.

Vijf jaar gerekend vanaf het moment van oplevering wordt de uitbetaalde financiële bijdrage definitief, tenzij eindcontrole heeft uitgewezen dat de aanvrager niet aan de voorwaarde van zorgvuldig beheer heeft voldaan.